Un cliente mi ha chiesto la dichiarazione di conformità dell’imballaggio: cosa devo fare?

La richiesta è legittima e va soddisfatta, ma non è un modulo da compilare. La dichiarazione di conformità UE è un atto che l’impresa sottoscrive sotto la propria esclusiva responsabilità, e presuppone una documentazione tecnica che la sostenga.

Riferimento normativo: All. VIII
Ultimo aggiornamento: 30 agosto 2026
Testo ufficiale: Regolamento (UE) 2025/40

Prima di rispondere al cliente occorre stabilire una cosa: se l’obbligo è dell’impresa.

Primo: a chi spetta la dichiarazione

Non a tutti gli operatori. Il regolamento distingue.

È tenuto a redigerla il fabbricante, e la nozione è più ampia di quanto suggerisca la parola. Ai sensi dell'articolo 21, è considerato fabbricante anche l’importatore o il distributore che immetta sul mercato imballaggi con il proprio nome o marchio commerciale, o che modifichi un imballaggio già immesso incidendo sulla sua conformità.

Nella pratica: se il prodotto esce dall’azienda in una confezione che porta il suo marchio, l’obbligo è suo, anche quando la confezione è acquistata da altri.

Il distributore in senso proprio, cioè chi rivende senza apporre il proprio marchio e senza modificare l’imballaggio, non redige la dichiarazione, ma è tenuto a verificare che il fabbricante vi abbia provveduto e a conservare le informazioni.

Se il cliente chiede la dichiarazione a un mero distributore, la risposta corretta non è un rifiuto: è indicare il fabbricante e trasmettere la dichiarazione ricevuta.

Secondo: che cosa contiene

La forma non è rimessa alla discrezionalità dell’operatore. Lo schema è fissato dall'Allegato VIII e prevede otto punti:

Identificazione univoca dell’imballaggio
Nome e indirizzo del fabbricante e, ove applicabile, del suo rappresentante autorizzato
L’indicazione che la dichiarazione è rilasciata sotto l’esclusiva responsabilità del fabbricante
Oggetto della dichiarazione: identificazione dell’imballaggio che ne consenta la rintracciabilità, e sua descrizione
Conformità alla pertinente normativa di armonizzazione dell’Unione, con i riferimenti degli altri atti applicati
Riferimenti alle norme armonizzate pertinenti, alle specifiche comuni utilizzate o alle altre specifiche tecniche
Ove applicabile, l’organismo notificato, l’intervento effettuato e i certificati rilasciati
Informazioni aggiuntive

Seguono luogo e data del rilascio, nome, cognome e funzione del firmatario, e la firma.

La dichiarazione si redige per ciascun tipo di imballaggio, non per singola unità immessa sul mercato.

Terzo: la dichiarazione da sola non basta

È l’aspetto che genera più equivoci. La dichiarazione attesta una conformità che deve essere dimostrabile, e la dimostrazione sta nella documentazione tecnica, il cui contenuto è stabilito dall'Allegato VII, punto 2:

a) una descrizione generale degli imballaggi e dell’uso cui sono destinati;
b) progetti di massima, piani di fabbricazione e materiali dei componenti;
c) descrizioni e spiegazioni necessarie alla comprensione dei disegni di cui alla lettera b), degli schemi e del funzionamento degli imballaggi;
d) l’elenco delle norme armonizzate (art. 36), delle specifiche comuni (art. 37) e delle altre specifiche tecniche applicate, con l’indicazione delle parti applicate e, ove non applicate, la descrizione delle soluzioni adottate;
e) una descrizione qualitativa delle valutazioni effettuate ai sensi degli articoli 6, 10 e 11;
f) le relazioni sulle prove.

La documentazione deve inoltre comprendere un’adeguata analisi e valutazione dei rischi di non conformità.

Il cliente riceve la dichiarazione. La documentazione tecnica resta all’impresa, ed è ciò che si esibisce all’autorità.

Quarto: i dati che mancano

È la situazione più comune. La composizione dei materiali, la concentrazione dei metalli pesanti, i valori dei PFAS per gli imballaggi destinati al contatto con alimenti: sono informazioni che l’impresa non possiede, perché l’imballaggio lo acquista.

Le informazioni sono nella disponibilità del fornitore, e l’articolo 16 pone a suo carico l’obbligo di trasmetterle.

La rubrica dell’articolo è esplicita: «Obblighi di informazione dei fornitori di imballaggi o di materiali». Il fornitore è tenuto a mettere a disposizione del fabbricante tutte le informazioni necessarie a dimostrare la conformità dei materiali forniti.

La richiesta di quei dati è la sollecitazione di un adempimento, non una cortesia commerciale. Va formulata per iscritto, indicando l’articolo, e la risposta va conservata insieme alla documentazione tecnica, che deve indicare da chi il dato proviene.

Quinto: la conservazione

Redigere i documenti non esaurisce l’obbligo.

L'Allegato VII, punto 4 prescrive che la dichiarazione e la documentazione tecnica siano tenute a disposizione delle autorità nazionali per cinque anni dall’immissione sul mercato dell’imballaggio monouso e per dieci anni nel caso dell’imballaggio riutilizzabile. Copia è messa a disposizione delle autorità competenti su richiesta.

A ciò si aggiunge l’obbligo di tracciabilità dell'articolo 22: ogni operatore economico deve poter comunicare, su richiesta delle autorità di vigilanza, l’identità di chi gli ha fornito imballaggi o prodotti imballati e di chi li ha ricevuti, per i medesimi periodi di cinque e dieci anni.

Sono termini che decorrono dall’immissione sul mercato di ciascun imballaggio, non dalla data in cui il documento è stato redatto.

Che cosa trasmettere al cliente

Nella generalità dei casi il committente chiede la dichiarazione di conformità UE, non l’intera documentazione tecnica.

Se il capitolato richiede espressamente anche la documentazione tecnica, è opportuno verificare che cosa serva davvero: la documentazione contiene informazioni di processo e di fornitura che l’impresa non ha interesse a diffondere, e il regolamento non ne impone la trasmissione ai clienti. L’obbligo di esibizione è verso le autorità.

Riferimenti

Regolamento (UE) 2025/40 del Parlamento europeo e del Consiglio del 19 dicembre 2024 sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio, in GU L del 22 gennaio 2025. Applicabile dal 12 agosto 2026.

Art. 15 · Obblighi dei fabbricanti
Art. 16 · Obblighi di informazione dei fornitori di imballaggi o di materiali
Art. 19 · Obblighi dei distributori
Art. 21 · Caso in cui gli obblighi dei fabbricanti si applicano agli importatori e ai distributori
Art. 22 · Identificazione degli operatori economici
Art. 39 · Dichiarazione di conformità UE
Allegato VII, punto 2 · Contenuto della documentazione tecnica
Allegato VII, punto 4 · Termini di conservazione
Allegato VIII · Schema della dichiarazione di conformità UE

Testo ufficiale: http://data.europa.eu/eli/reg/2025/40/oj